🧑‍💻Flow. Работа с документами

Организация документооборота от подачи заявки до экзамена. Оформление документов после проведения экзамена

Во Flow организована работа по приему/регистрации заявок на сдачу экзамена по русскому языку как иностранному, истории России и основам законодательства РФ, оформлению документов после завершения экзамена.

Работа в системе начинается с заполнения информации об организации, площадке, где будет проходить экзамен и регистрации сотрудников, после подготовительной работы можно приступить к созданию/обработке заявки на экзамен.

В системе Flow используется статусная модель движения каждой заявки и документа. Что это значит? Заявка/Документ будет находиться в одном из статусов, который подскажет сотруднику площадки, требуется/не требуется сейчас произвести какие-либо действия или необходимо дождаться каких-то действий от сдающего или проверяющего.

В инструкции подробно будет рассказано обо всех этапах работы в системе (система, как и инструкции, будет дополняться).

Начало работы

Шаг 1 . Создание заявки

Сотрудник площадки добавляет заявку вручную во Flow или сдающий самостоятельно подаёт заявку с лендинга

Как при создании заявки учесть квоту на экзамен/Посмотреть расписание?

Как добавить доступный для выбора экзамен?

Шаг 2. Загрузка личных документов иностранного гражданина/лица без гражданства

Загрузка документов возможна одним из следующих способов:

• администратором площадки во Flow при создании/редактировании заявки

• самостоятельно сдающим через свой личным кабинет (далее ЛК)

Шаг 3. Проверка личных документов

Проверкой документов занимается сотрудник экзаменационной площадки во Flow, но только в случае, если сдающий самостоятельно загрузил свои документы, если сотрудник площадки загружает документы при создании/редактировании заявки, то шаг три необходимо пропустить.

Шаг 4. Печать заявления

Необходимо распечатать заявление, чтобы сдающий его подписал. Подробнее о способах вывода на печать.

Шаг 5. Загрузка заявления

После того, как сдающий подпишет заявление, его необходимо отсканировать и загрузить в заявку. Подробнее о способах загрузки.

Шаг 6. Проверка заявления

Данный шаг необходимо пропустить, если заявление загружается администратором площадки.

Заявление проверяется, если сдающий подаёт заявку электронно. В этом случае необходимо отфильтровать заявки по статусу "Требуется проверить заявление" и одобрить/отклонить загруженный файл.

Шаг 7. Оплата

Оплата доступна только с российских банковских карт.

При создании/редактировании заявки

При создании/редактировании заявки после заполнения всех данных и загрузки документов будет доступна кнопка "Перейти к оплате". Подробнее о способах оплаты

Из ЛК сдающего

Сдающим из личного кабинета на шаге 8 будет доступна ссылка для оплаты или возможность скачать квитанцию с QR-кодом.

После оплаты сдающий попадает в Odin. 🎉 Можно скачать коды для сдачи экзамена.

---

Экзамен

В день экзамена администратор площадки сверяет оригиналы документов сдающего с загруженными во Flow. Сверка документов (Подробнее)

Экзамен проводится в Odin. Подробнее

Итоги экзамена. Завершающие документы

Добавление обзорной видеозаписи

После завершения экзамена видео с камеры общего вида рекомендовано загрузить во Flow на странице соответствующего экзамена.

Загрузка протокола экзамена

После завершения экзамена необходимо провести работу с протоколом (документ, который содержит информацию о сдающих, экзамене, членах экзаменационной комиссии, нарушениях в период проведения экзамена и примечание):

1. Скачать протокол со страницы итога экзамена в Odin

2. Внести информацию о нарушениях/примечание, если требуется.

3. Распечатать и подписать и отсканировать протокол.

4. Указать Председателя и Участников экзаменационной комиссии.

5. Добавить протокол на страницу экзамена во Flow. Подробнее о добавлении и статусах протокола.

Проверка экзамена в заявке сдающего (сотрудник Центра тестирования)

1. Проверка протокола на странице экзамена. Загрузка протокола на странице экзамена - это "галочка" для проверяющего, что экзамен можно брать в работу. Подробнее о проверке.

2. Проверка ЦС в Odin и выставление статуса на странице Итога экзамена (сдал/не сдал)

3. Проверка пакета документов во Flow и выставление статуса "Экзамен принят без нарушений" (да/нет)

4. Добавление дополнительных протоколов, если требуется.

Загрузка ведомости по итогам экзамена

1. Скачать бланк ведомости результатов

2. Распечатать и подписать его ручкой

3. Отсканировать ведомость и загрузить её в окно загрузки. Подробнее

Проверка ведомости по итогам экзамена

1. Отфильтровать экзамен по столбцу "Статус ведомости" по значению "Требуется проверка"

2. Открыть экзамен и взять ведомость на проверку.

3. Одобрить/отклонить (с комментарием) ведомость. Подробнее

Формирование списка заявок по шаблону ФИС ФРДО

1. Выгрузить список заявок по шаблону для ФИС ФРДО

2. Загрузить этот шаблон в ФИС ФРДО, подписать там каждую запись, выгрузить список по шаблону со сгенерированными реестровыми номера.

3. Загрузить шаблон с реестровыми номерами на странице экзамена, для которого в ФИС ФРДО были сгенерированы номера.

Сертификат

1. На странице экзамена на вкладке "Сертификаты" по кнопке "Импортировать сертификаты" добавить выгрузку из ФИС ФРДО. Подробнее

2. Распечатать сертификаты на типографских бланках по кнопке "Распечатать сертификаты". (все, не по одному).

3. Отсканировать сертификаты и файл со сканами сертификатов загрузить на страницу экзамена. Подробнее (Система распознает номера, внесет серию и номер бланка, загрузит сертификат к соответсвующей заявке).

4. Провести работу с реестром выдачи сертификатов.