Проверка документов

Во Flow у гражданина есть личный кабинет, через который он загружает все документы для образовательной организации:

• Первичные документы: скан главной страницы паспорта и страницы с регистрацией, документ о текущем образовании и если требуется, документ о смене фамилии. Документы загружает сам гражданин.

• Документы на зачисление: договор, согласие на обработку персональных данных и заявление (бланки для этих документов генерируются во Flow для каждого гражданина на основании заполненных им данных). Бланки доступны гражданину в ЛК после одобрения первичных документов.

Документы попадают в блок "Сканы документов" и проверяются сотрудниками ОП.

С 2024 года добавился документ - "Договор о намерениях", он генерируется на портале РР и подписывается электронно.

Документы будут отображаться в блоке "Сканы документов". Подробнее о подписании

Статусы документов

У загруженных сканов документов есть три статуса:

• Новый - документы ещё не проверены, документ отмечен серым;

• Отклонён - в документах обнаружена неточность и их требуется заменить, документ отмечен красным;

• Подтверждён - документы подтверждены и гражданин сможет перейти к следующему шагу, документ отмечен зеленым.

• Просрочен - документы не проверены в срок, документ отмечен оранжевым.

Отклонённые документы гражданин должен будет загрузить повторно.

После проверки документов, автоматически изменится статус заявки гражданина.

Представители образовательного партнёра должны вовремя проверять документы по каждому гражданину, чтобы заявка попала в следующий статус, и обучение началось в установленный срок.

Подписант, определенный как подписант на РР, также должен подписывать соглашение вовремя.

Важно помнить, что гражданин подписывает такое соглашение последним и у него должно оставаться время для такого подписания. Если останется два дня до старта потока (не считая день старта) и соглашение не будет подписано всеми сторонами - заявка будет просрочена.

Документы после подтверждения отклонить НЕЛЬЗЯ!

(исключение - паспорт и документ об образовании, до подтверждения документов ДСЗ через обращение в поддержку https://tgu-dpo.ru/form мы можем отклонить ошибочные).

Просим внимательно относиться к проверке документов.

Этапы проверки документов

Проверка первичных документов

• Отфильтруйте заявки по статусу "Требуется проверить первичные документы" (Работа с заявками -> Заявки-> в поле "Статус заявки" выберите статус и нажмите "Применить")

• Откройте страницу заявки, кликнув на номер в таблице с результатами.

• Откройте каждый из документов, загруженных в блоке "Сканы документов" и проверьте:

  • Соответствуют ли данные в блоке "Личная информация" и данные в скане документа

  • Если в блоке "Личная информация" замечены опечатки, исправьте их, нажав на кнопку "Редактировать"

  • Проверьте соответствие текущего документа об образовании минимально допустимому уровню образования по программе

  • Здесь нет галочки, т.к. документоведы должны сверить все данные по заявке и документам, выше перечислены примеры.

• Одобрите каждый документ, если по нему нет замечаний/Отклоните документ, если увидели проблему и напишите подробно гражданину в комментарии, что требуется исправить (например, нечитаемый скан основной страницы паспорта, необходимо сделать более четкий и загрузить повторно).

---

Проверка документов на зачисление

• Отфильтруйте заявки по статусу "Требуется проверить документы на зачисление"

• Откройте страницу заявки, кликнув на номер в таблице с результатами.

• Откройте каждый из документов на зачисление, загруженных в блоке "Сканы документов" и сверьте бланки, сгенерированные во Flow, с загруженными гражданином сканами:

  • Договор (в договоре во Flow на каждой странице есть QR-код, он уникальный для каждого бланка договора и если система при автоматической проверке "засомневалась", что в бланке и в загруженном скане QR-коды одинаковые, вы увидите восклицательный знак на скане. Это не значит, что договор необходимо отклонить, просто детальнее сравните его с бланком).

  • Согласие на обработку персональных данных.

  • Заявление.

• Одобрите каждый документ, если по нему нет замечаний/Отклоните документ, если увидели проблему и напишите подробно гражданину в комментарии, что требуется исправить (например, вместо договора загружено фото котика, необходимо скачать бланк договора, распечатать его, подписать со своей стороны и загрузить на проверку).

Последний день проверки документов - последний рабочий день до старта потока. Последний день загрузки документов на зачисление - за день до последнего рабочего дня до старта потока

Подписание Договора о намерениях

• Отфильтруйте заявки по статусу "Ожидаем подписания договора о намерениях".

• По инструкции подпишите Договор о намерениях.

Проверка документов на отчисление по собственному желанию

Представитель образовательного партнера фильтрует заявки по статусу "Требуется проверить заявление на отчисление" проверяет и одобряет/отклоняет заявление на отчисление. Если слушатель передумал отчисляться, но уже подал заявление на отчисление во Flow, то заявление достаточно просто отклонить и слушатель может продолжить обучение.

Представитель образовательного партнера может также отклонить одобренное заявление на отчисление по собственному желанию, если слуштель передумал и хочет плодолжить обучение. По клику на одобренное заявление на отчисление в карточке заявления отобразится кнопка "Отклонить".

Клик на кнопку "Отклонить" после указания причины отклонения возвращает заявку к Обучению. Отклоненное заявление на отчисление не влияет на дальнейшие процессы.

Кнопка "Отклонить" доступна, пока у заявки нет приказа об отчислении по собственному желанию. Если приказ уже добавлен в заявку, то кнопка становится некликабельной с подсказкой при наведении "В заявке добавлен приказ об отчислении, отклонить заявление невозможно".